04/10/2022

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Perché e come dematerializzare i processi documentali

Perché e come dematerializzare i processi documentali

Gli archivi aziendali rappresentano la storia delle imprese e anche un elemento essenziale per lo svolgimento delle attività quotidiane. Proprio per questo è importante dematerializzare i processi documentali, in modo che la carta si trasformi in file ordinati e facili da reperire immediatamente con semplici click. L’informatizzazione e la digitalizzazione sono aspetti essenziali per le aziende che vogliono essere competitive e ottimizzare i processi interni. La produzione dei documenti deve abbandonare la forma cartacea per poter poter acquisire quella elettronica. Si gestisce tutto in maniera più semplice e sicura. Infatti l’accesso all’archivio digitale è protetto e può essere consentito a differenti livelli, in modo da decidere chi e come può leggere gli atti e aggiungerne altri. Serve anche ad automatizzare la preparazione di fatture, verbali e tantissimi altri documenti per i più disparati scopi. La digitalizzazione dei processi mantiene valore giuridico, probatorio e archivistico, proprio come per i tradizionali atti cartacei. Non bisogna neppure trovarsi fisicamente in ufficio per consultare l’archivio, perché, a seconda delle impostazioni desiderate, si accede a ogni pratica da smartphone ovunque ci si trovi. Servono ovviamente le credenziali.

Dematerializzazione e digitalizzazione

I due termini non vanno confusi perché descrivono due fasi differenti. La dematerializzazione costituisce il primo passo per eliminare la carta e passare all’utilizzo delle nuove tecnologie. La digitalizzazione, invece, definisce il percorso che consente di arrivare a una produzione, anche di documenti, interamente svolta con l’informatica. In realtà la seconda è conseguenza della prima e i due elementi si integrano perfettamente. Come funziona la dematerializzazione? Il processo non ha solamente lo scopo di trasformare la carta in file, ma soprattutto di garantire l’autenticità e la validità dei documenti prodotti. L’attività si basa inoltre sull’archiviazione corretta e sulla conservazione a norma di legge. Si inizia con un’attività di analisi dei flussi al fine di comprendere il tipo di atti necessari e la loro gestione. Conoscere l’azienda e i suoi metodo di lavoro permette di adottare la soluzione migliore, anche per evitare la stampa della documentazione. Va tenuto conto che la conservazione documentale riguarda sia quanto già contenuto dall’archivio cartaceo, sia ciò che deve ancora essere scritto. Per passare dalla carta ai testi digitali, si devono utilizzare scanner professionali e bisogna agire con processi certificati. Va anche implementata la firma elettronica per attestare la validità di ogni atto. La conservazione elettronica deve permettere a ogni documento di restare autentici, integri, accessibili, riservati e leggibili nel tempo.

Vantaggi

Perché è importante dematerializzare i processi documentali? Svolgere questa operazione abbatte i costi solitamente applicati alla gestione degli archivi fisici. Si ottiene una maggiore flessibilità per la modifica e l’integrazione dei vari documenti, che si reperiscono con grande facilità e rapidità all’interno dei moderni dispositivi. La condivisione degli atti diviene maggiormente efficiente e tracciabile. La stessa archiviazione diviene facile con la conservazione sostitutiva, così come la consultazione. A tal proposito, è bene precisare che si individuano immediatamente anche tutti i documenti correlati. Le aziende che dematerializzano riducono sensibilmente i casi di smarrimento delle pratiche, riducendo anche i costi di archiviazione. Sebbene i benefici del processo siano innumerevoli, bisogna fare molta attenzione a seguire le procedure corrette per mantenere il valore di ogni atto conservato. Per questa ragione ci si deve affidare a esperti del settore, capaci di studiare le peculiarità dell’impresa, mettere a punto un piano d’azione personalizzato e prendersi rischi e responsabilità che derivano da tale attività. Si tratta di avere un aiuto qualificato e concreto per superare gli ostacoli senza problemi e soprattutto realizzare il passaggio dal cartaceo all’elettronico in tempi brevi, senza troppo disagio per l’attività lavorativa dei dipendenti e dell’azienda stessa. La digitalizzazione dei processi proposta da Savino Solution conta su un metodo brevettato seguito con successo da oltre 3 mila imprese in soli 9 anni.